Як виправити помилку при оцифруванні трудової книжки працівника?

Під час оцифрування трудових книжок можуть виникати ситуації, коли страхувальник помилково подає до Пенсійного фонду України скан-копії трудової книжки, що належать іншому працівнику. Наприклад, така помилка можлива, якщо на підприємстві працюють особи з однаковими або схожими прізвищами та під час формування відомостей переплутано документи.

Що робити, якщо до Пенсійного фонду вже подано трудову книжку іншого працівника?

Відповідно до пункту 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1, у разі виявлення помилки у відомостях про трудову діяльність працівника подаються виправлені відомості.

Тобто якщо страхувальник виявив, що до відомостей про одного працівника було долучено скан-копії трудової книжки іншої особи, необхідно повторно подати коректні відомості.

Не слід залишати помилково подані документи без реагування. Якщо до відомостей одного працівника потрапили документи іншої особи, це може призвести до відображення недостовірних відомостей про трудову діяльність та стаж.

Правильність і достовірність відомостей, що подаються до Реєстру застрахованих осіб, має принципове значення. Ці дані надалі використовуються, зокрема, під час обчислення страхового стажу та призначення пенсійних виплат.

Як уникнути помилок?

Перед направленням документів до Пенсійного фонду страхувальнику рекомендується уважно перевірити:

ПІБ працівника його персональні дані відповідність усіх долучених скан-копій саме цьому працівнику.

Особливо уважно потрібно перевіряти документи, якщо на підприємстві працюють декілька осіб з однаковими або схожими прізвищами.

Увага до деталей під час подання документів — запорука достовірності електронної трудової книжки та правильного відображення страхового стажу працівника.

Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області