Уряд продовжив оцифрування трудових книжок

Останніми місяцями в мережі активно поширювалася інформація про необхідність оцифрувати трудові книжки до 10 липня 2026 року, через що у багатьох працівників виникло запитання: чи справді після цієї дати подати документи буде неможливо?

Насправді Кабмін доручив Пенсійному фонду України (ПФУ) продовжити роботу з внесення відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб. Відповідне рішення затверджене розпорядженням від 17 червня 2026 року № 592-р. У рубриці «Важливо знати» пояснюємо, що це означає на практиці та чому не варто відкладати оцифрування трудової книжки

Що саме вирішив Кабмін?

Раніше законодавство визначало перехідний період для «оцифрування» — внесення відомостей із паперових трудових книжок до електронного реєстру. Водночас на практиці далеко не всі роботодавці та працівники встигли передати необхідні документи.

Тому Кабмін доручив ПФУ:

продовжити внесення відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб;

доопрацювати програмне забезпечення, щоб автоматично співставляти дані персоніфікованого обліку з поданими документами;

спростити доступ громадян до електронних трудових книжок;

продовжити інформаційну кампанію, щоб більше людей могли скористатися цією можливістю.

Іншими словами, процес формування електронних трудових книжок не завершився — він триває.

Чому це важливо?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової.

Вона містить інформацію про:

• прийняття на роботу;

• переведення;

• звільнення;

• інші відомості про трудову діяльність.

Записи, внесені після запровадження електронного обліку, здебільшого формуються автоматично на підставі звітності роботодавців. Однак відомості про роботу до 1 січня 2004 року або окремі записи, яких немає у державних реєстрах, можуть бути відсутні, якщо їх не перенести з паперової трудової книжки. Саме тому оцифрування документів допомагає зберегти повну історію трудового стажу.

Навіщо потрібно оцифровувати паперову трудову книжку?

Це дозволяє:

зберегти інформацію навіть у разі втрати або пошкодження паперової книжки;

підтвердити страховий стаж;

уникнути проблем під час призначення пенсії;

швидше отримувати окремі державні послуги, де використовується інформація про трудову діяльність;

переглядати свої відомості онлайн без необхідності звертатися до роботодавця.

Хто може подати документи?

Подати скановані копії паперової трудової книжки до ПФУ може:

• сам працівник;

• роботодавець.

Чи можна подати документи, перебуваючи за кордоном?

Так. Якщо ви перебуваєте за межами України, особисто відвідувати сервісний центр ПФУ не потрібно. Подати документи можна дистанційно через вебпортал електронних послуг ПФУ: https://portal.pfu.gov.ua/.

Які вимоги до сканкопій?

Щоб документи були успішно опрацьовані, варто дотримуватися кількох правил.

Скан-копії повинні бути:

виготовлені з оригіналу трудової книжки;

кольоровими;

чіткими та повністю відображати сторінки разом із усіма записами, печатками й реквізитами;

збереженими у форматі JPG або PDF;

розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.

Рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб усі записи були добре читабельними.

Як подати документи онлайн?

Алгоритм досить простий.

Авторизуйтеся на вебпорталі електронних послуг ПФУ: https://portal.pfu.gov.ua/.

У розділі «Комунікації з ПФУ» відкрийте вкладку «Відомості про трудові відносини».

Перевірте автоматично заповнені персональні дані.

Надайте згоду на обробку персональних даних.

Завантажте скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.

Підпишіть заяву електронним підписом.

Надішліть документи до ПФУ.

Як перевірити результат?

Після опрацювання документів ви можете самостійно перевірити статус звернення. Для цього достатньо перейти до розділу «Мої звернення», задати параметри пошуку та переглянути результат розгляду.

Чи потрібно поспішати із поданням документів?

Хоча Кабмін продовжив процес наповнення Реєстру відсутніми відомостями, відкладати подання документів не варто. Чим раніше інформація буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, тим менше ризиків виникнення труднощів із підтвердженням страхового стажу, оформленням пенсії чи отриманням інших соціальних виплат у майбутньому.

Юридичний порадник для ВПО