Нагадуємо про необхідність відцифрувати трудові книжки

Юридичний порадник для ВПО вже розповідав про електронну трудову книжку та аудит записів до неї: https://cutt.ly/rtFtm4Je

Сьогодні пропонуємо розібратися як саме працює оцифрування трудових книжок, чому це важливо зробити у визначені строки та які практичні нюанси часто залишають поза увагою.

Відповідно до Закону №1217-IX, з 10 червня 2021 року в Україні розпочався поступовий пʼятирічний перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності.

Перехідний період спливає 10 червня 2026 року. Саме до цієї дати слід відцифрувати трудову книжку.

Оцифрування трудової книжки — це перенесення відомостей про вашу роботу з паперових документів до реєстру Пенсійного фонду для подальшого підтвердження стажу, призначення пенсії та ін.

Ключові моменти:

Стаж після 01.01.2004 року найімовірніше вже є в електронній системі (через звітність ЄСВ).

Стаж ДО 2004 року — підтверджується саме паперовими документами.

Хто може оцифровувати трудову книжку?

Роботодавець — передає сканкопії через кабінет страхувальника.

Сам працівник:

— через особистий кабінет на порталі ПФУ: https://portal.pfu.gov.ua/

— через сервісний центр ПФУ, звернувшись особисто з пакетом документів.

Закон не покладає безумовного обов’язку виключно на роботодавця. Працівник має повне право зробити це самостійно.

Як подати документи онлайн?

Алгоритм виглядає так:

авторизуйтеся в особистому кабінеті ПФУ (КЕП / BankID / Дія.Підпис),

оберіть розділ «Комунікації з ПФУ»,

перейдіть до «Відомості про трудові відносини»,

заповніть дані,

завантажте сканкопії,

підпишіть звернення та натисність кнопку «Надіслати».

Статус розгляду звернення можна відстежувати у розділі «Мої звернення».

Які документи варто подавати разом із трудовою?

Окрім самої трудової книжки, доцільно додати:

документи про освіту,

військовий квиток,

свідоцтво про народження дитини,

свідоцтво про шлюб (для підтвердження зміни прізвища),

інші документи, що підтверджують стаж, тощо.

Що буде, якщо НЕ оцифрувати до 10 червня?

Стаж НЕ зникне.

Штрафів НЕ передбачено.

Однак:

не працюватиме автоматичне підтвердження стажу до 2004 року,

доведеться особисто подавати паперові документи при оформленні пенсії,

можливі затримки та додаткові перевірки.

Іншими словами, не йдеться про «втрату стажу», радше про ускладнення процедури. Водночас досвід останніх років показує, що краще мати відцифровані примірники документів через високий ризик втрати або знищення паперових.

Отже, який тоді найбільший ризик?

Якщо паперова трудова книжка втрачена, пошкоджена або містить помилки, тоді підтвердження стажу може вимагати звернення до архівів (які можуть бути знищені), збору довідок або навіть встановлення фактів у судовому порядку.

Чи обов’язково робити аудит трудової книжки перед оцифруванням?

Формально — ні. Практично — дуже рекомендуємо! Саме аудит дозволяє:

• виявити помилки у ПІБ або датах,

• перевірити правильність записів,

• уникнути відмови ПФУ.

Особливо уважно перевіряйте титульну сторінку, записи про прийняття/звільнення, печатки та підписи (зокрема їх видимість, можливість їх «зчитати»).

Лайфхаки, які економлять час:

Скануйте тільки з оригіналів (не копій).

Використовуйте кольорове сканування (може мати суттєвий вплив на результат сканування).

Рекомендована якість — 300 dpi.

Формат — PDF, JPG або JPEG.

Розмір файлу — до 1 МБ. Якщо файл «важкий» — стисніть його через онлайн-сервіси або під час збереження як PDF.

Багатосторінкові документи підвантажуйте одним файлом.

Назви файлів робіть зрозумілими (ПІБ + документ).

Перевіряйте, щоб на сканах не було обрізано інформацію, зокрема про дати/накази.

Памʼятаєте, що дуже часта причина відмови у зарахуванні періодів роботи — це неякісні або неповні скани.

Ще кілька практичних порад:

Якщо є дві трудові книжки — скануйте обидві.

Якщо записи зроблені «не в той розділ» — не виправляйте, а скануйте як є.

Якщо втрачено зв’язок «працівник–роботодавець» — подавайте самостійно.

Працівники за кордоном також можуть подати документи онлайн.

Чи потрібно відцифровувати трудову пенсіонерам?

Непрацюючим пенсіонерам оцифрування зазвичай не потрібне, якщо немає підстав для перерахунку пенсії, перегляду неврахованих періодів тощо.

Працюючим — варто уточнювати індивідуально.

Додатково. Дійсно існують ініціативи щодо продовження строків оцифрування (зокрема законопроєкт №14257), але станом на зараз діє чинний дедлайн — 10 червня.

Юридичний порадник для ВПО