В Україні триває завершальна фаза переходу на електронний облік трудової діяльності.

До 10 червня 2026 року відомості з усіх паперових трудових книжок мають бути перенесені до Реєстру застрахованих осіб.

Оцифруванням даних займаються роботодавці або самі працівники через офіційний вебпортал Пенсійного фонду України. Після того як скан-копії будуть внесені до системи, паперова трудова книжка видається власнику під підпис на особисте зберігання.

Для коректного розрахунку пенсії необхідно відсканувати всі сторінки документа та інші довідки, що підтверджують роботу. Це важливо для верифікації страхового стажу, набутого громадянами до 1 січня 2004 року.

Як оцифрувати трудову книжку

Через роботодавця: Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.

Самостійно: Працівник має можливість:

Звернутися з паперовими документами до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;

Самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Якщо дані не будуть внесені до реєстру до червня 2026 року, паперові документи не втратять чинності. Оцифрувати їх можна буде в будь-який час пізніше або безпосередньо під час звернення за призначенням виплат.

Херсонська обласна державна адміністрація